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메타워크라는 개념이라고나 할까? 업종과 직종을 막론하고 일이라는 것 자체를 잘해내기 위한 방법을 하는 것이 중요하다고 생각한다.
성장하기 위해선 다음의 세가지가 필요하다.
[개인역량 X 일을 효율적으로 처리하는 능력 * 환경적인 요인]
개인역량과 환경적인 요인이 동일하다면 분명 효율적으로 일을 처리하는 능력이 뛰어난 사람은 더 성장할 가능성이 높다.
직장인으로서 이런 고민은 끝이 없다. 아마 직장생활 뿐만이 아니라 인생이 끝나는 순간까지 고민할 주제일 것이다. 왜냐? 회사 일이 끝나도, 우리 인생의 일은 끝이 없으니까. 결국, 개인의 문제나 회사에서의 문제(일)나 해결해야 할 문제임에는 다르지 않으니까.
그래서, 오늘 '일하는 방법을 제대로 배운 건 처음입니다' 라는 책을 소개하고자 한다. 효율적으로 일을 쳐내는 방법에 대해 함께 고민했으면 한다.
이 책은 크게 다섯가지 챕터로 구성되어 있고, 각 챕터별로 핵심 내용위주로 소개하고자 한다. 목차는 이와 다르지만, 나만의 방식으로 아래 두가지로 구분했다. 각 소주제 별로 핵심 키워드를 소개하고자 한다.
책 내용 구성 전체 훑어보기
1. 업무단계별 팁
(1) 목적지부터 정하자
(2) 목적지까지 가는 지도 그리기
(3) 최단 거리를 찾아 달려가자
2. 일을 효율적으로 하는데 필요한 추가포인트 2가지
(1) 집중도를 높이기 위해 머릿속 비우는 방법
(2) 팀워크를 효율화 하는 방법
[챕터별 핵심메시지 요약 1] "업무단계별 팁"
1-(1) 목적지부터 정하자
시작이 반이다. 저자는 일을 시작할 때 "우리가 해야할 일이 정말 그게 맞나?" 라는 질문으로 시작하자고 한다. 보통 이것을 '문제 정의' 라고 한다. 맥킨지 식 문제해결 프로세스를 보더라도 가장 중요한 부분이 바로 문제정의다. 링컨 대통령도, 아인슈타인도 문제 정의가 얼마나 중요한지에 대해 강조하는 말을 했고, 굳이 이런 인용을 하지 않더라도 우리는 모두 문제정의의 중요성에 대해 알고 있다. 내가 어떤 일을 해야할 것인지, 무엇이 문제인지를 처음에 잘 정의하는 것이 업무효율화의 가장 중요한 포인트다. 처음에 이런 고민을 덜하면, 이후에 잘못을 수습하느라 더 큰 시간과 에너지를 소요하게 된다.
그런데, 이게 왜 안되나? 톱다운으로 내려지는 지시에 대해 그저 "예" 라고 하기 때문이다. 사실 그 지시가 뭔지 잘 모르면서도 말이다. 그래서, 저자는 지시에 대해 비판적으로 받아들이는 것 먼저 제안한다. "정말 그게 우리가 해결해야 할 일 맞나?" 라고 묻는것이다. 그래야만, 나중에 발생하게 될 시행착오를 줄일 수 있다고 말이다.
Tip. 성격 상 상사에게 "왜요?" 라고 하는 것이 부담스럽다면, 한단계가 더 필요하다. 일단 수용. 그리고 한 두시간 정도 있다가, "팀장님, 제가 생각해 봤는데 우리가 해결해야 할 문제는 그게 아니고, ~~인 것 같은데 어떻게 생각하시는지요?" 라고 하는 것이 도움이 될듯하다. 그리고, 이런 말을 할 땐 타이밍이 중요하다. 지시권자가 바쁠때 이런 말을 하면 안되고, 마음의 여유가 있어 보일때 하면 좋다. 또, 말로 설명해야 좋아하는 스타일, 문서로 설명해야 좋아하는 스타일인지에 따라서 방법을 달리하면 좋겠다.
1-(2) 목적지까지 가는 지도 그리기
이 부분에서 저자가 강조하는 것은 '루틴화' 이다. 어떤 일이든 일을 처리하는 프로세스는 규격화 할 수 있다고 그는 말한다. 예를들면, (자료 조사->문제정의->계획 및 일정수립->초안작성->수정/보완) 과 같이 말이다.
이렇게 체계적이고, 업무누락을 방지할 수 있도록 프로세스를 규격화 해두어야 매번 일을 맡을때마다 '이걸 어떻게 처리해야 하지?' 라는 고민을 줄일 수 있고, 그래야 시간을 절약할 수 있다.
그렇다면 창의적인 일이나, 갑자기 생긴 트러블에 대해서도 루틴이 적용될까? 정형화되지 않은, 무작위적인 브레인스토밍을 통해서만 창의적인 아이디어가 떠오르지 않을까? 급작스런 트러블에 대해 임기응변하는 것이 더 중요하지 않을까? 라고 한다면? 저자의 주장대로라면 이런 불규칙한 업무 패턴에 대해서도 루틴을 만들어야 한다고 한다. 그리함으로써, 정형화된 일, 급작스럽게 주어진 일, 창의적 아이디어가 필요한 일 등등. 경우에 수에 따라 해당하는 루틴을 만들어두고, 그 상황에 닥칠 때마다 해당 루틴을 가동하는 것이다.
중요한 일 외에 선택지를 줄이는 것도 중요하다. 보고서 탬플릿을 고르는 일, 자료를 어디서 찾아야 하는지 등 부서적인 일도 정형화함으로써 중요한 일에 정신력을 쓸 수 있도록 하는 것이다.
다음으로, 일의 컨셉을 처음에 정해놓는 것도 중요하다. 바꿔 말해, 이해하기 쉽고, 짧은 말로 그 일의 컨셉을 정의해 놓는 것이다. 그래야만, 일을 하다가 샛길로 빠지는 비효율을 막을 수 있다. 예를들어, 일을 함께 하던 동료가 아이디어를 제시했는데 그 일이 애초 컨셉에 안맞는다고 치자. 그럴때마다 "00씨 아이디어는 좋은 생각이긴 하지만, 이 일의 컨셉은 '사람들에게 돈이 들지 않는 편안한 휴식공간을 만들자' 는 것이었어. 그 아이디어를 실현하려면 비용이 많이 소요될 것 같으니까, 다른 아이디어를 생각해 보는게 어떨까?" 라며 일의 초점을 벗어나지 않을 수 있다는 것이다.
1-(3) 최단 거리를 찾아 달려가자.
이 단계는 실행 단계를 의미하는데, 핵심은 '납기준수' 다. 일의 완성도 보다 납기가 우선이라는 의미인데, 저자는 두가지 의미를 내포하고 있는듯 하다. 하나는 '약속과 신뢰' 가 중요하므로, 반드시 납기를 지켜야 한다는 것. 두번째는 린 스타트업 방식처럼, 빠르게 프로토타입을 내고, 점점 발전/보완해 가는 것이 효과적이라는 의미다.
[챕터별 핵심메시지 요약 2] "일을 효율적으로 하는데 필요한 추가포인트 2가지"
2- (1) 집중도를 높이기 위해 머릿속 비우는 방법
중요한 일에 에너지를 쏟아붓기 위해서는 머릿속을 비워야 한다. 그래야, 아이디어가 샘솟는다. 또한, 이것저것 해야할 일들로 인한 스트레스를 줄일 수 있다. 저자는 이를 '뇌 밖으로 내보내기' 라고 표현한다. 머릿속에 가득한 생각을 뇌 밖으로 내보내야 스트레스를 줄이고, 중요한 일에 집중할 에너지를 확보할 수 있다는 것이다. 그 방법으론 세가지를 제시한다.
중요하지 않거나, 급하지 않은 일을 뇌 밖으로 보내는 방법 세가지
① 종이에다 적기
② 스마트폰에다 적기
③ 다른 사람에게 위임하기
그리고, '공'을 패스한다는 느낌이 중요하다. 상대방이 부탁하거나, 지시한 일에 대해선 바로 즉답을 하거나, 결정을 내리지 못한다면 그와 관련된 정보를 상대에게 요구해 달라고 하거나, 다른 사람에게 위임하는 것이다. 예를 들어보자. 누군가 일을 당신에게 부탁한다. "00씨, 신입사원 교육 좀 진행해 봐요" 라고 지시를 받았다고 치자. 그러면, "신입사원 교육일정이 언제인지가 가장 중요한대요. 20일이 가능할지, 21일 가능할지 상무님께 결정을 받아주실 수 있을까요?" 라는 식으로 대답하는 것이다. 그러면, 상대방이 의사결정을 해오는 동안 당신은 다른일을 할 수 있는 상태가 되고, 빨리 상대방의 대답에 답을 줘야겠다는 압박감도 피할 수 있다. 이 개념은 '일 잘하는 사람은 단순하게 합니다' 의 박소연 저자도 책에 담은 내용으로, 장고 끝에 악수를 두는 일을 막을 수 있는 유용한 방법이다.
2-(2) 팀워크를 효율화하는 방법
혼자 일할 때 보다 여럿이서 일할때 업무효율화는 더 필요하다. 소통의 오류가 더 커질 수 있기 때문이다. 마음을 터놓은 대화, 목표의 공유 등을 저자는 제시했지만, 그 중 유용하게 다가온 것은 리더의 업무지시 방식이었다. 일을 시킬때 시간을 같이 얘기하는 것이다. 예를들어, "2시간 정도 걸릴것 같은데, 금번 업무관련 자료 좀 조사해 주세요" 라고 시간을 덧붙이는 것이다. 이런 방법을 쓰면 일을 받는 사람으로 하여금 고민을 안하도록 할 수 있다. 시간제시 없이 일을 시키면 일을 받는 사람은 '도대체 얼마나 자세히 조사를 해야하는 거지? 1주일? 2주일? 아니면, 대략적인 보고라도 먼저 해야 하는 것일까? 와 같은 고민말이다.
이런 책을 볼 때 포인트는, 그 안에서 쓸만한 내용을 건진다는 사실 보다, 자신의 일을 좀 더 잘하기 위해 고민을 유도한다는 점이다. 서두에서도 말했듯이 그런 고민을 지속적으로 해야, 개인이 발전할 수 있다. 그리고, 자신의 일을 계속 새롭게 하면서, 같은 일이라도 매너리즘에 빠지지 않도록 도와준다는 점이다.