[보고 잘하는 법] 말 잘하는 사람처럼 보이려면 공식대로 말하라

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혹시 일상생활에선 말을 재미있고, 잘한다는 평을 받는데, 회사에서 그러지 못한다고 느끼신적 있으신가요?

 

직장인이라면 보고나, 프리젠테이션 할때가 되면 가슴이 두근거리고, 머리가 하얘지는 경험은 누구가 해보신적 있으실텐데요. 제 경우는 프리젠테이션은 좀 괜찮은 편인데, 일상적인 보고에 엄청 약한 편입니다. 

 

 

그도 그럴것이 프리젠테이션은 사전에 청중의 반응을 미리 대비할 수 있고, 기대하는 바에 따라 각본을 짤 수 있기 때문입니다. 하지만, 일상의 보고나 업무 소통은 그런 준비시간이 충분하지 않기 때문에 평상시에 훈련이 필요합니다. 의식적인 훈련을 말이죠. 

 

그래서, 회사에서 업무소통,보고를 잘할 수 있도록 도와주는 구조적인 대화에 대해 공유하고자 합니다. 

모든 대화를 아래 다섯가지 프레임워크에 대입하여 말하는 것입니다. (※ 애프터모멘트 크리에이티브 랩 대표 박창선 님의 글을 인용하였습니다.) 

1. 전제 ( ~한다면)
2. 가정 (~입니다)
3. 누가 혹은 무엇을
4. 어떻게
5. ~해야한다 

 

예를 들자면, 아래와 같습니다. 

1. 전제 : 현재 우리 회사 매출을 일으키는 고객의 90%가 오프라인 점포 이용고객입니다. 만약, 우리가 고객안내도 없이 오프라인 점포를 접고, 온라인 몰만 운영하기로 한다면 

2. 가정 : 아직 우리 회사 온라인몰을 모르는 고객들은 타사 점포로 옮겨갈 것입니다.

3. 누가 혹은 무엇을 : 일단 오프라인 점포를 

4. 어떻게 : 3개월간 더 유지하면서, 미리 클로징 안내를 고객들에게 해주고, 우리 온라인몰 앱 설치하는 고객에 대한 이벤트를 진행해야 합니다. 

5. ~해야한다 : 이렇게 함으로써, 우리 회사에 대한 충성고객을 자연스럽게 온라인몰로 유입시키는 것이 바람직하다고 생각합니다. 

 

위 다섯가지 꼭지 중에 한가지라도 빼놓으면 말이 조리있게 들리지 않는다고 하는데요. 덧붙여 설명드리자면, 만약 듣는이가 아래 각각의 반응을 보였을 때, 그 원인은 아래와 같습니다. 

듣는이가 "쌩뚱맞다" 혹은 "과연 무슨 근거로 그런말을??" 이란 반응일 때는  → 원인 : 전제가 빠짐

듣는이가 "근데 문제가 뭐지? 뭘 위해서 우리가 그렇게 해야 하는거지?" 라는 반응일 때는 → 원인 : 가정이 빠짐 

듣는이가 "그러니깐 뭐에 대해서 얘기하는 거야?" 라는 반응일 때 → 원인 : 누가 혹은 무엇을(주어)이 빠짐   

듣는이가 "대안을 말해, 대안을" 라는 반응을 보일때 → 원인 : '어떻게' 가 빠짐 

듣는이가 "어쩌라고?" "그래서 뭐 어떻게 된다는 거야? 라는 반응일 땐 → 원인 : '~해야한다' 가 없음

 

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위와 비슷한 말을 "일 잘하는 사람은 단순하게 합니다"의 저자 일잘러 박소연님도 한 적이 있습니다. 그녀의 책에서는 조금 다르게 설명을 했는데요. 보고를 할 때는 제일 먼저 '악당(문제)' 를 내세우거나 '꿈(이득,효익)' 을 말해줘야 한다고 합니다. 먼저 서두에 WHY 에 대한 명확한 답을 줘야 한다는 것이죠. 그래야, 보고 말미에 "근데 이거 꼭 해야돼?" 라는 반응을 면할 수 있다는 것입니다. 

 

그리고, 그 다음에는 그 WHY 에 대한 대안을 제시해 주는 것이 바람직하다고 합니다. 예를들면, 아래와 같습니다. 

 

악당(문제) 내세우기 : 팀장님, 저희 지난달 매출이 계획대비 20%가 빠졌다고 합니다. 이렇게 가다간 저희 사업본부 매출 목표가 연간 목표치에도 못미치게 된다는 예상입니다. 그렇게 되면, 저희 본부는 연말 성과평가에서 B 이상 받기 힘들고, 성과급도 30%나 깎여 받는 일이 생길것 같습니다. 

대안제시 : 그래서, 방법을 찾아봤는데요. 원인을 파악해보니 최근 경쟁사에서 출시한 상품으로 갈아탄 고객이 많다는 분석입니다. 그런데, 그 고객들을 대상으로 알아보니 대부분 20대 여성고객들이었습니다. 그래서, 이번에 20대 여성고객들을  대상으로 사은품 증정 이벤트를 시도해 보려고 합니다. 

 

처음에 WHY에 대한 필요성을 말할때는 그 일을 해서 좋아지는 점을 말하거나, 하지 않으면 손해보는 것(악당)을 말하는 방법이 있다고 합니다. 그런데, 사람들은 얻는 것보다 잃는 것을 두려워하는 손실회피 성향이 더 강하므로 손해를 부각시키는 것이 더 효과적이라고 하는군요. 그렇게 한 후에 해결책을 제시하면 조직에서 '문제해결사' 라는 인식도 심어줄 수 있다는 좋은 점이 있다고 합니다. 

 

 

머리로 아는 것과 실제 행하는 것은 다르다는 것은 잘 알고 계시지요? 의식적으로 이와같은 소통방법을 연습하고, 적용해 보려고 노력하는 자세가 필요하겠습니다. 아, 그리고 가장 중요한 것. 말을 마무리 할때는 자신감을 가지고 끝을 맺는것입니다. 어느 누구도 "뭐, 그냥 그렇단 얘기입니다" , "저도 잘은 모르겠는데, 걍 제 생각이 그래요" 라고 하는 사람의 말에 신뢰를 느끼긴 힘들테니까요. 

 

 

※ 참고한 글

 

회사에서 그럴싸하게 말 잘하는 방법