[업무우선순위 정하기] 어떤 일부터 처리해야 할까?

일이 너무 많을때 도대체 뭐가 우선순위인지 판단이 안 설때가 있다.

 

물론, 가장 먼저 처리해야 할 일은 상사가 지금 당장 결과물을 가져오라고 한 일이다. 

 

하지만, 문제는 이와 같은 일이 없을때 스스로 우선순위를 정해야 할 때가 있다. 또한, 너무 많은 일이 밀려 있어서 스트레스가 쌓이는 경우도 있다. 이럴 때는 누가 내게 '이걸 먼저해라, 저걸 먼저해라, 그 다음에 그걸 해라' 라며 정리를 해주면 좋겠다는 생각이 들기도 한다. 

 

직장생활 18년차. 나는 자기계발도서를 한 권 출간하기도 했고, 지금은 한 회사의 인사팀장이 되었다. 하지만, 아직도 미루는 습관과의 싸움을 계속해 나가고 있는 직장인이기도 하다. 업무우선순위를 정하기 위한 기준을 공유해 보고자 한다. 번호 순서가 곧 나의 우선순위이긴 한데, 각자 처한 상황에 따라서 나와는 우선순위가 다를 수 있다고 본다. 그런 경우, '어떤 일이 우선시되어야 하는가' 에 대한 기준으로 참고가 되면 좋겠다. 

 

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1. 상사가 관심 있는 일 

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인간적인 평가를 배제한다면 원칙적으로 상사(Manager, Boss)의 정의를 나는 이렇게 내리고 싶다

 

조직관점에서 중요한 일을 내게 시키는 사람이자, 내가 그 일을 잘하도록 도와주고 관리하는 사람

 

상사는 그의 상사가 시키는 일을 하고, 상사의 상사 또한 그의 상사가 시키는 일을 한다. 아무튼 조직의 성과를 내기 위해 상사는 내게 일을 시키는 존재다. 그리고, 그런 상사가 관심 있는 일이란 조직의 성과와 관계가 깊은 일이다.

 

그런데 가끔 나는 그 점을 무시하고 '내가 중요하다고 판단내린 일' 이라던가, '내 경력개발에 도움되는 일' , '내가 재밌어 하는 일' 을 하고 싶어할 때가 있다. 그러다가 문득 상사가 '○○ 일은 어떻게 되어 가나요?' 라고 물어올 때 크게 욕먹는 경우가 많았다. 

 

아무리 저마다 회사 일에 대한 정의가 다르다고 하더라도, 직장인이란 조직에 성과를 낼 수 있는 일을 하고, 그 대가로 돈을 받는 사람임을 부정할 순 없을 것이다. 그런 점에서 상사가 관심 있는 일을 1순위로 꼽고 싶다. 

 

2. 내가 일을 손대기 전에 상대방이 먼저 손을 봐줘야 하는 일 

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이 영역의 일은 혼자서 할 수 없는 일이다. 반드시 누군가가 선결과제를 처리해 줘야만 하는 일이다. 이 영역의 일은 중요하거나, 긴급하진 않다. 하지만, 누군가에게 부탁을 미리 해놓지 않고 나중에 부탁하게 되면 정작 내가 이 일을 처리할 준비가 되어 있을때 대기해야만 하는 일이 생긴다. 이런 일은 일단 도와줄 사람한테 빨리 넘기는게 급선무다. 그러고 난후에 내 일정대로 우선순위를 정해서 일을 처리해 나가면 된다.  

 

3. 내게 어려운 일  

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업무 우선순위를 정할 때 어려운 주제는 '쉬운 일을 하면서 슬슬 난이도를 높여갈 것인가? 아니면 어려운 일부터 해치우고 다른 일을 할 것인가?' 다. 「어려운 일 = 중요한 일」 이란 등식이 반드시 성립하는 게 아니라고 본다면, 얼핏 보기에 혼동이 될 수도 있다. 하지만, 곰곰이 생각해 보면 어려운 일이란 것은 누군가 해결하지 못해 미결(Unfinished)된 일일 가능성이 높다. 따라서, 쉬운 일보다는 어려운 일을 먼저 처리하는 것이 맞다고 본다. 그래야, 심적인 부담도 덜어져서 뒷일을 처리하기도 쉽다. 이와 관련하여 참고할 만한 칼럼글이 있어 소개하고자 한다. 

 

심리학자 레이철 하버트(Rachel Habbert) 등의 연구에 의하면 일하는 것 또한 마찬가지이다. 쉽고 재미있는 일을 먼저 하기보다 가장 어렵고 하기 싫은 일을 먼저 하는 것이 더 생산성에 도움이 된다고 한다. 연구자들은 사람들에게 단어풀이 등의 문제를 풀도록 했다. 이에 앞서 난이도에서 쉬운 문제, 어려운 문제 순서로 푸는 것과 반대로 어려운 문제, 쉬운 문제 순서로 푸는 것에서 각각 어떻게 했을 때 더 자신의 실력을 믿을 수 있을 것 같은지, 또 얼마나 자신감을 느낄 것 같은지에 대해 물었다.

그 결과 많은 사람들이 쉬운 문제, 보통, 어려운 문제 순서로 문제를 풀었을 때, 반대의 경우에 비해 이후 자신감이 더 높아질 것이라고 예상한 것으로 나타났다. 하지만 실제 문제 풀이를 시켰을 때에는 반대의 결과가 나타났다. 쉬운 문제부터 시작해서 어려운 문제로 마무리한 사람들이, 어려운 문제부터 시작해서 쉬운 문제로 마무리한 사람들에 비해 자신의 실력에 대한 확신이 낮았고 자신감 또한 덜 보인 것으로 나타났다. 

 - 출처 : 칼럼 '어려운 것부터 해치워야 효율 높아져' , 박진영, 동아사이언스, 2023.1.28 

 

이 글을 통해서도 보다시피, 어려운 일부터 먼저 처리하는 것은 조직관점에서도 중요한 일을 처리한다는 의미도 있지만, 지식근로자의 생산성을 높이는 효과도 있다. 

 

또한, 쉬운 일일수록 더 손이 가는 법이다. 쉬운 일에만 우선순위를 두다보면 정자 중요하거나, 복잡한 문제를 뒷전으로 둘 수 밖에 없다는 점도 조심해야 한다. 그런 점에서 나는 하루 중 가장 에너지가 높은 아침 시간에 '내게 어려운 일' 을 처리하는 편이다. 

 

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4. 급하진 않지만, 내 큰 성과로 기록될 일 

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쉽게 말해 스티븐 코비의 2X2 매트릭스에서 2사분면에 속한 일이다. 고성과를 내는 사람들의 특징은 바로 이 영역의 일. 즉, 급하진 않지만 중요한 일을 긴급하지만 중요하지 않은 일보다 우선순위에 둔다는 특징이 있다고 한다. 이런 일은 차일피일 미루기 쉬운 일이므로, 루틴처럼 시간을 정해서 꾸준히 지속적으로 해두는 것이 좋다. 

 

5. 개인적으로 신경쓰이는 일 

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중요하지도 않고, 긴급하지도 않지만 신경쓰이는 일이 있다. 내겐 주로 다른 사람들과의 관계와 얽혀있는 경우가 많다. 그리고, 별로 중요하지도 않고, 급하지도 않는다는 이유로 너무 오래 지체된 일인 경우도 있다. 아무튼 이러저러한 이유로 신경쓰이는 일이 있는데, 만약 그런 일이 있다면 다른 일보다 우선순위에 두어서 처리해 버려야 한다.