[회의진행기법] 의사결정을 하기 위한 회의진행

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회의를 하는 목적은 크게 두가지입니다. 하나는 의사결정을 하기 위한 것이고, 다른 하나는 이해관계자들이 모여서 아이디어나 의견을 공유 하기 위한 것입니다. 그 중 의사결정을 하기 위한 회의진행을 잘 하기 위한 키포인트를 정리하고자 합니다. 

 

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1. 미리 결정해 놓고 회의에 참석한다

 

가장 큰 오해가 바로 '만나서 얘기해 본 후 결정하자' 란 생각입니다. 이것이야말로 비효율의 극치라고 생각합니다. 만약, 이런 생각을 가지고 회의에 임한다면, 최소한 회의는 2~3회 해야 결정이 납니다. 게다가, 임원급과 같이 일정이 바쁜 사람들이 모이는 회의라면 그 자리에서 결정이 이뤄지도록 해야 합니다. 

 

그러므로, 회의 주재를 하는 사람은 회의 참석전에 어떤 결정을 본인이 원하는지를 결정해 놓고 회의에 참석해야 합니다. 그렇지 않고서 회의를 한다면 원하는 결과를 얻을 수 없습니다. 

 

2. 결정에 영향을 미칠 수 있는 사람들을 미리 만나라 

 

이렇게 원하는 결과물을 정해 놓았다면, 결정권을 가진 사람들을 미리 만나야 합니다. 설령, 그 사람이 회의에 참석하지 않더라도 말입니다. 그리고, 그 사람들을 미리 설득해 놓아야 합니다. 그렇게 자신의 의견과 일치시켜 놓아야 원하는 결과를 얻을 수 있습니다. 

 

3. 이해관계가 다른 사람들을 미리 만나라

 

개인적으로 최고의 회의 준비는 회의자료 준비가 아니라, 참석자들을 미리 만나는 것이라고 생각합니다. 특히, 자기와 이해관계가 다른 사람들, 회의때 자기의 의견에 가장 저항이 심할 사람들을 만나는 것입니다. 이런 사람들은 결정권이 있는 사람이라면 더더욱 중요합니다. 설령, 결정권이 없는 사람이라 할지라도 중요합니다. 그들이 회의 분위기를 흐릴 수도 있기 때문입니다. 분위기가 흐려지거나, 회의가 이상한 방향으로 흘러가 버리면 이 또한 원하는 결과를 얻는데 장애물이 됩니다. 

 

이런 사람들을 미리 만나서 설득하지 못한다면, 최소한 그들의 감정이라도 이해해줘야 합니다. 그들이 무엇때문에 나의 의사결정을 두려워하는지, 어떤 이유에서 나의 결정방안에 대해 반대하는지에 대해서 말입니다. 만약, 그 내용들이 수용 가능한 것이라면 미리 타협을 해둬야 합니다. 수용 가능하지 않다면, 최소한 그들의 걱정하는 마음을 이해해 주고, 자기가 왜 그들에게 반하는 방안을 추진하려는지 전달해야 합니다. 필요하다면 2~3회 이상 미리 만나서 이렇게 공감대를 형성해야 합니다.  

 

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4. 회의 자료는 반드시 미리 배포한다. 그리고, 회의 당일에도 안건을 설명해 줘야 한다. 

 

회의자료를 회의 1~2일 전에 배포하는 것은 기본입니다. 문제는 '다 읽어 오셨을 테니 바로 본론으로' 라는 식은 금물이란 것입니다. 회의 참석자의 80~90% 는 읽지 않고 들어올 것을 감안해야 합니다. 그러므로, 당일 PT 형식으로 회의안건을 설명할 준비를 해야 합니다. 

 

5. 회의 당일에는 회의의 결과물을 회의 초반에 구체적으로 인지시켜야 합니다. 

 

그 날 회의가 끝났을 때, 본인이 회의주재자로서 어떤 결과물을 얻어야 하는지 정리해야 합니다. 그리고, 회의 초반에 회의가 어떻게 진행될 것인지 그 순서와 원하는 결과물이 무엇인지 확실히 인지시켜야 합니다. 예를들어 "오늘 회의는 내년도 매출목표를 확정짓는 것입니다.", "오늘은 4분기 이벤트 방안 3가지 중 최종안 1가지를 선정하는 자리입니다" 라는 식으로 구체적인 결과물을 알려줘야 합니다. 제가 결과'물' 이란 표현을 쓰는 이유도 최대한 구체적으로 원하는 결과물을 설명해야 한다는 점에서 그런 것입니다. 

 

6. 회의 시간전 최소 10분 전에 생각을 다시 정리하자. 

 

회의를 진행하는 사람이라면, 최소 10분전에는 모든 준비를 마치고, 생각을 정리하는 시간을 갖길 권장합니다. 이렇게 생각을 정리함으로써, 준비된 시나리오 대로 회의를 진행하는 것입니다.