공정한 업무분장의 원칙

 직장인들의 동기부여를 위해서 무엇이 중요할까? 

---

 

 

직장인들을 동기부여하기란 여간 힘든 일이 아니다. 예전처럼 돈만 많이 쥐어준다고 해결되는 일이 아니다. 그렇다고 무작정 주인정신만을 강요할 수 있는 시대도 아니다. 그러다 보니 좀 더 세련된 형태의 동기부여가 필요하다는 의견들이 많아지고 있다. '자율성을 줘라', '일의 의미를 깨닫도록 하라', '권한을 위임하라' 라는 것들이 그런 사례이다. 외재적인 동기부여에서 내재적인 동기부여의 시대로 넘어갔다는 이야기다. 하지만, 이런 동기부여 방법의 문제는 실행하기가 무척이나 어렵다는 데에 있다. 얼마나 많은 관리자들이 내재적인 동기부여책을 쓸 수 있을지 의문이다. 

 

개인적으로는 동기부여하는 방법을 욕심내기 보다는 일할 동기를 해치는 일을 만들지 않는 것이 더 중요하다고 생각한다. 과연 직장인들의 동기를 해치는 경우는 어떤 것일까? 한 마디로 말하자면 '공정성' 이 보장되지 않는 경우에 문제가 발생한다. 아무리 돈을 많이 줘도 남들보다 못받으면 억울해 하는 것이 직장인이다. 아무리 편해도 남이 더 편해 보인다거나, 아무리 내가 칭찬을 받아도 나보다 일 못하는 동료가 칭찬을 받으면 속상하고 일할 맛이 안나는 존재가 바로 직장인이다. 바로 '공정성' 이야말로 직장인들의 동기부여에 가장 영향을 미치는 요인이라고 할 수 있다. 

 

 

직장인들에겐 공정성이 가장 중요하다

---

 

 

그 중 '업무가 팀원들간에 얼마나 공정하게 분배가 되었느냐?' 의 문제 즉, '업무분장의 공정성' 문제야 말로 직장들에게 가장 중요한 공정성의 화두이다. 반대로 관리자들에겐 가장 어려운 숙제이다. 미국식 인사관리 대로라면 애초 입사할 당시부터 회사와 개인간의 합의된 '직무기술서(Job description)' 대로 일하면 그만이지만, 우리나라는 다르다. 자기 일만 해서는 안된다. 그러다가는 '자기 일 밖에 할 줄 모른다'느니 '시야가 좁다느니' 하는 말을 들어야 한다. 그렇다고 자신이 할 수 있는 일을 넘어서는 업무량을 자처하는 것도 문제다. 워라밸을 중시하는 요즘 시대이니까 말이다. 

 

 

 

직장인 업무의 세가지 종류

---

 

 

그렇다면 어떻게 해야 공정하게 업무분장을 할 수 있을까? 이 경우 우선 세가지를 공정하게 배분해야 한다. 성과관리 전문가인 류랑도 박사는 회사의 목표달성을 위한 업무를 이른바 '전략과제' 라고 정의한다. 전략과제야 말로 우리가 말하는 '진짜 일' 이다. 이 전략과제는 다시 세가지로 나뉜다. 

 

  (1)본연과제 : 원래 자신에게 주어진 업무. 해야할 일. 

  (2)도전과제 : 하지 않아도 당장 문제는 없지만, 생산성향상, 성과향상을 위해 해야할 일

  (3)공헌과제 : 우리 팀 일은 아니지만, 전사적인 시너지를 위해 해야할 업무. 다른 팀의 업무. 

 

보통의 직장인들은 본연과제를 중심으로 일을 한다. 원래 하기로 약속되어 있던 일들 말이다. 사실, 이런 업무만 훌륭히 소화해내도 조직생활 하기에는 무리가 없다. 하지만, 조직에서 인정받고자 한다면 도전과제와 공헌과제까지 해내야만 한다. '자기 업무만 잘 한다고 일 잘하는 것이 아니다' 라는 말은 바로 이런 것에서 비롯된 것이다. 애석한 일이지만 IMF 이후로 한 사람이 해내야만 하는 업무범위가 넓어진 것이 사실이다. 하루 8시간을 100으로 놓고 봤을 때, 그에 맞도록 업무가 주어지는 직장인들이 과연 얼마나 될까? 그런 사람이 있다면 이 시대 직장인 중 상위 10%에 들만큼 훌륭한 업무환경에 있다고 말할 수 있을 것이다. 

 

 

비정례적인 업무의 양을 관리해야 한다

---

 

 

이렇게 대부분의 직장인들은 자신이 할 수 있을만큼 보다 더 많은 업무를 맡고 있는 것이 현실이다. 게다가 최저시급이 인상되면서 이런 풍조는 더욱 심해지는 것 같다. 물론 자영업자, 소상공인들의 타격이 가장 크다. 하지만, 중소규모 이상의 기업에서도 인건비 부담은 심각한 문제로 부상되었다. 때문에 근로자 한 사람, 한 사람이 해야할 업무부담은 자연스레 커질 수 밖에 없다. 조직문화, 일하는 방식, 회의문화는 그대로인데 인건비가 올라갔으니 그럴 수 밖에 없다. 생산성을 위한 대안이 '더 일해' 라고 하는 것 밖엔 없는 것이 대부분의 기업의 사정일 것이다. 

이런 현실이다 보니 직장인들은 업무분장에 더 예민해 질 수 밖에 없다. '나는 이렇게 힘들어 죽겠는데, 저 사람은 도대에 왜...?' 라며 불만을 갖게 되는 경우가 많다. 반대로 한편에서는 '어차피 똑같은 월급 받는데 철저히 쉴드(shied) 쳐가면서 일해야지, 뭐하러 열심히 해?' 라고 말한다. 그러다 보니 일을 열심히 하는 사람들일수록 기분이 안좋을수 밖에 없다. 누가 알아주는 것도 아니고, 성과급이 더 주어지는 것도 아니다. 그나마 영업직들은 낫다. 사무실에서 일하는 '일개미' 들은 '내가 뭘 위해서 이렇게까지 해야하냐' 며 신세한탄을 하게되고, 업무 의지는 하루가 다르게 꺾여가기 마련이다. 그럼, 이런 일이 없도록 하려면..??
도전과제, 공헌과제는 어차피 개인에게 재량을 주면 된다. 시키지도 않는 일을 열심히 하는 사람들에겐 그만큼의 인정을 해주면 된다. 이런 업무를 하지 않는 사람들은 인정받지 않아도 뭐라 반박할 수 없다. 어차피 이런 일을 하느냐 마느냐는 개인의 선택이기 때문이다. 업무분장의 공평성을 좌우하는 핵심은 바로 본연과제이다. 원래 하기로 약속되어 있는 업무들 말이다. 이것을 어떻게 양적으로, 업무 난이도 관점에서 적절하게 분배하느냐가 핵심이다. 
그런데 본연과제는 다시 두가지로 나뉘게 된다. 
  (1) 정례적/정기적업무 : 일반적인 직무분류 상의 업무이다. 가령, 채용담당자라면 채용업무, 영업담당자의 영업업무와 같이 말이다.   (2) 비정례적/상사 수명(受命)업무 : 한 마디로 표현하면 이것이다. '갑자기 떨어지는 업무' , '윗분이 시킨 업무' 말이다. 

정례적/정기적업무는 예측이 용이하기 때문에 사전에 분배하기가 쉽다. 하지만, 비정례적/상사 수명(受命)업무의 경우는 다르다. 잘 관리하지 않으면 문제가 생긴다. 주로 일을 잘 하거나, 협조적인 사람에게 몰리기 쉽다. 회사에 개선해야 할 일이 많다거나, 의욕 넘치는 임원이 부임했을 경우 이런 일이 많아진다. 그럴수록 '비정례적/상사 수명업무' 의 비중은 더 커지고 이 업무에 대한 배분이 균등하게 이루어지지 않으면 조직원들간의 위화감이 커질 뿐만 아니라, 팀 전체의 업무 효율성이 떨어지게 되고, 무엇보다 그 일을 주로 맡아하게 되는 직원의 사기가 떨어지게 되는 것이 가장 큰 문제로 떠오른다. 그러다가 문제가 더 심해지면 고성과자가 조직을 떠나는 일까지 생기게 된다. 업무분장의 공정성은 바로 이 '비정례적/상사 수명업무' 를 잘 관리하느냐에 달려있다.  
따라서, 공정한 업무분장을 위해서 관리자들은 먼저 본연과제 중에서도 '

비정례적/상사 수명(受命)업무' 의 비중이 어떠한지를 파악해야 한다. 만약 이런 업무의 비중이 소수에 집중되어 있다면 문제가 있는 것이다. 그런 문제가 발생되었다면 다음은 팀원들의 역량을 분류해야 한다. 그래야만 난이도에 맞게 팀원들에게 고루 과제를 분배해 줄 수 있기 때문이다. 아울러, 사전에 위에서 설명한 세가지 과제(본연과제,공헌과제,도전과제)에 대한 정의와 본연과제에 내포된 두가지 업무에 대한 정의를 내려줘야 한다. 그리고, 업무분장에 대한 원칙, 어떤 사람이 고성과자인지에 대한 관리자의 기준을 팀원들에게 사전 공지해 줘야한다. 그래야만 연말 인사평가나 중간평가때 팀원들의 성과에 대해 납득시킬 수 있을 것이다. 정리를 하자면 『업무분장의 원칙공유 → '비정례적/상사 수명(受命)업무' 의 배분 실태 파악 → 역량에 맞도록 업무 분배』 라고 할 수 있다. 

 

서두에 말했지만, 직장인들에게 '공정성'은 업무 의욕에 가장 큰 영향을 끼치는 요인이다. 이 글에서는 업무분장에 대해서 다뤘지만 평가, 보상, 역량개발 등 인사관리 모든 분야는 핵심이 바로 공정성이다. 만약 어떤 제도를 도입할 때 공정성의 이슈가 제기될 소지가 많다면 그 제도는 차라리 시행하지 않는 것이 직원 동기부여에 도움이 될 것이다.