[보고서 잘쓰는 법] 바쁘다고 이 싸(4)가지를 무시하면 또 깨집니다

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오늘 회사 후배와 보고서에 대한 이야기를 나누다가 몇가지 느낀바가 있어 공유하고자 합니다.

직장인이라면 누구나 보고서에 대한 고민을 가지고 계실 것 같은데요.

아래와 같은 내용을 중심으로 보고서에 대한 이야기를 올리고자 합니다. 참고가 되셨으면 하구요~^^

 

보고서의 핵심사항을 '싸(4)가지' 로 정리해 보았습니다. (나름 회사 일 하면서 깨지면서 터득한 겁니다. 부족한 부분은 너그러이 양해를~ )

 

1. 핵심 : 1 리포트 1 메세지
2. 구조 : Why-What-How-If
3. 내용 : 새롭게, 재밌게
4. 표현 : 익숙한 말로, 짧게

 

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1. 핵심 : 1 리포트 1 메세지

모든 보고서는 하나의 메세지를 담아야 합니다. 무엇에 관한 메세지일까요? 그것은 바로 '솔루션(문제해결방안)' 입니다. 물론, 문제가 무엇인지에 대해서만 설명하는 보고서도 있을 수 있습니다. 최종 솔루션을 담지 못할 경우도 있습니다. 하지만, 이런 경우 '그러므로, 앞으로 ~~방법을 더 고민해야 합니다' 라는 식으로 최종 솔루션을 찾기 위한 솔루션이라도 담기 마련입니다. 우리가 조직에서 보고서를 쓰는 이유는 결국 문제를 해결하기 위한 솔루션을 찾기 위함 입니다.

 

모든 보고서에는 반드시 솔루션을 담아야 하고, 최대한 그 솔루션을 현장실정에 맞게, 창의적인 방안으로 제시할 수 있도록 노력해야 합니다.

 

간혹, 이런 해결방안을 넣지 않고 보고서를 쓰거가 보고를 올리는 경우가 있는데요. 그때마다 엄청 깨졌던 기억이 납니다. "뭐하자는 거야? 지금 나랑 이야기거리 공유하자는 거야? 그래서, 뭐 어쩌라고?" 라는 말 들어가면서요. ㅜㅜ

 

 

2. 구조 : Why-What-How-If

보고서의 근간을 이루는 이 네가지 키워드는 '기획의 정석' 의 저자 박신영님이 책을 통해 설명한 것입니다. 모든 보고서는 다음과 같은 순서로 흐름을 이어가야 합니다.

 

Why : "왜 이걸 해야 하지?" → 검토배경
What : "그래, 그래서 뭘 하겠다는 건데?" → 목표(문제가 해결된 바람직한 상태 ; To-Be)
How : "좋아. 그럼, 그걸 어떻게 할건데?" → 시행방안
IF : "이거 하면 뭐가 좋아지는데?" → 기대효과

 

여기서 가장 중요한 것은 역시 Why 입니다. '일 잘하는 사람은 단순하게 합니다' 의 저자 박소연은 Why의 중요성에 대해 책을 통해 이야기 하고 있는데요. 우리는 일을 하다 보면 간혹 왜 그일을 해야하는지 잊곤 한다고 합니다. 그냥 작년에 했기 때문에, 다른 회사도 하기 때문에 등의 이유로 일을 하곤 한다는 거죠. 그러다가, 임원분이 "이거 꼭 해야돼?" 말하면 당황하기 마련이구요.

 

시간과 비용이 한정되어 있지 않다면, 우리는 의사결정을 할 필요가 없을 것입니다. 당연히 보고서를 쓸 필요도 없구요. 그냥 집히는 대로 모든 일을 하면 됩니다. 하지만, 시간과 비용을 최대한 효율적으로 써서, 경쟁자보다 더 좋은 성과를 내려고 우리는 의사결정을 하고 , 그것을 위해 보고서를 씁니다. 경영진은 바로 의사결정을 하는 분들이고요. 그런데, 결정을 하는 사람이 보고서 첫 페이지를 보고선 "이걸 꼭 해야하나?" 라고 느끼는 순간 게임은 끝이라는 겁니다.

 

그래서, 모든 보고서는 첫 장에 Why를 명확히 각인시켜야 합니다. 앞에서 소개한 박소연 저자는 이 Why를 잘 '주입' 시키기 위해선 '악당' 을 내세워야 한다고 하는데요. 그 '악당' 이란 바로 '우리가 이 일을 하지 않았을 때 생길 아주 안좋은 일' 이라는 놈입니다. 사람은 '손실회피성향' 이 매우 강해서, 얻거나 이루는 것에 대해 느끼는 좋은 감정보다, 무언가를 잃을때 심리적 타격이 더 크고, 그에 대한 두려움도 크다고 합니다. 이것을 잘 활용하라는 것이 바로 박소연 저자의 설명입니다.

 

이 악당을 잘 사용하는 분들이 바로 마케터 분들이라고 하는데요. 가령, 구강청결제를 판매하는 회사의 광고를 마케터가 만든다면 "여러분, 여자친구를 사귀고 싶으신데 잘 안되시나요? 입냄새 때문입니다. 주변사람들로부터 소외되시나요? 그건 바로 입냄새 때문입니다. 입냄새가 심한 사람에게는 아무도 호감을 느끼지 않습니다." 라는 식으로 카피문구를 쓰게 될 것이고, 입냄새를 걱정하는 소비자들로 하여금 구강청결제를 사도록 만든다는 것이지요.

 

그러므로, 보고서의 서두에 경영진들, 보고받는 사람들이 무엇을 염려하는지 파악하고 '악당' 을 잘 세워야 합니다. 이렇게 보고서의 첫 스타트를 잘 끊어야 합니다. 그렇지 않으면 그 다음 페이지로 넘어가지도 못하거나, 아니면 넘어갈 지라도 매 페이지마다 계속 태클이 들어오게 됩니다.

 

이미지 출처 : 구글검색

 

3. 내용 : 새롭게, 재밌게

이 부분은 여러분의 논리를 뒷받침할만한 '근거' 에 해당하는 것입니다. 지극히 당연한 사실이지만, 보고받는 사람들이 처음 접하는(새로운) 정보이거나, 너무나도 관심있어서 궁금해할만한(재밌는) 정보를 담아야만 그 보고서에 매료될 것입니다. 그리고, 숫자와 그림을 잘 사용해서 보고서를 '재밌게' 만들 방법을 고민해야 할 것입니다.

 

4. 표현 : 익숙한 말로, 짧게

"야, 보고서는 니가 뭘 많이 안다고 생색내려고 쓰는게 아니라, 상대방이 잘 알아듣도록 쓰는거야"

 

예전에 모시던 상사분이 제게 한 말인데요. 한 때 저는 보고받는 사람이 모르는 단어를 쓰고, 마치 교과서처럼 이론적인 내용을 자세히 나열하는 보고서를 쓰던 시절이 있었습니다. 물론, 외부 전문가들로부터 한 수 배우고자 하는 사람들을 대상으로 한다면, 그런 '교과서' 같은 보고서도 유용하겠죠. 하지만, 저는 읽는 사람이 잘 아는 용어를 써야 한다고 생각합니다. 그래야만 읽는 사람이 쉽게 쉽게 이해하고 다음 페이지로 넘어갈 수 있을 것입니다. 이것이 바로 제가 말하는 '익숙하게' 써야 한다는 보고서의 원칙입니다.

 

저는 '익숙하게' 쓰기위한 좋은 방법은 그냥 말하듯이 보고서를 쓰기라고 생각합니다. 어떨 때 말하기냐고요? 저는 회식자리에서 남들한테 회사의 문제점에 대해 말하듯이 보고서를 쓰라고 말합니다. 여러분들도 다들 경험이 있으실거에요. 회식자리에서 회사원들은 주로 회사 '욕'을 하잖아요. 뭐가 문제고, 그 문제를 해결하려면 이렇게, 저렇게 해야 한다면서요. 아마, 옆 사람이 말리지 않으면 1~2시간은 너끈히 쉬지않고 얘기할 정도일 것입니다. 바로, 그런 느낌적인 느낌으로 보고서를 써보는 거죠. 보고서에 어울리지 않는 용어는 제일 마지막에 손보면 됩니다. ^^

 

또한, 보고서는 짧게 써야 합니다. '긴 글' 읽기 싫어하는 건, 꼭 스마트폰 세대가 아니더라도 모든 이에게 해당되는 사항이라고 보거든요. 근데 간혹 보면 짧게 쓰는 게 더 어려울 때가 있습니다. 나름 줄인다고 줄였는데 길어지는 경우가 있고요. 저는 그런 경우를 피하기 위해서 글씨 크기를 아예 14포인트~16포인트로 하라고 권합니다. 그렇다고 페이지 수를 늘리란 건 아니구요. 1페이지에 담을 내용을 글씨 포인트를 키워서 쓰면 자연스럽게 짧게 되니까요. 그러면, 꼭 남겨야 하는 단어들만 남기게 되니까 자연스럽게 짧게 씌여지 보고서가 된다는 게 제 의견입니다.

 

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지금까지 제가 경험과 학습을 통해 터득한 보고서의 원칙에 대해 설명드렸습니다. 부족한 부분은 여러분들께서 채워가시길 바라구요. 보고서 때문에 한 두번 깨진다고 좌절하지 말길요. 그런 깨지는 과정이 있어야 늘겠구나. 생각하시면서 화이팅 하시길 바랍니다. 긴 글 읽어 주셔서 감사합니다.