업무 처리 속도를 높이는 방법

#블로그 100일 포스팅 6일차

 

아래 내용은 도서 "일이 빠른 사람은 보이지 않는 곳에서 무엇을 할까" 내용을 발췌한 것에 제 의견을 덧붙였습니다.  

 

 

 

 

업무처리 속도를 높이는 방법 세가지 

 

1. 착수는 빠를수록 좋다

"중요한 업무일수록 시간을 따로 내서 집중해서 하려는 사람이 있다. 그런 사람은 다섯 시간 걸리는 작업은 다섯 시간을 연속해서 일할 시간이 확보될 때까지 일을 시작도 하지 않는다. 직장인에게 그런 여유는 없다. 그렇게 적당한 때를 기다리느라 결국 작업은 미뤄진다." 

 

개인적으로 저는 뭔가를 하기 전에 제대로 준비를 한 후 시작하려는 스타일인데요. 예를들어, 항상 자료준비가 충분하지 않을지도 모른다는 걱정으로, 이것저것 자료 찾아보다가 보고서 쓰는게 늦어진다던가, 계획표를 세우느라 힘을 너무 뺀다더가 하는 경우죠.

 

그런데, 이 책에 따르면 일단 시작을 하는 것이 업무 완료시점을 앞당기는데 매우 중요하다고 합니다. 이렇듯 업무에 처음 착수하는 타이밍을 앞당길수록 전체 업무완료 시점이 앞당겨질 수 있다는 것입니다.

 

반복적으로 듣는 이야기입니다만, 역시 뭔가를 미루는 습관을 버리기 위해선 '내가 이 일을 완벽하게 해내지 못할 것이다' 라는 두려움을 없애는 것부터 시작해야 하겠습니다. 

 

2. 작업 순서와 소요 시간부터 파악한다. 

"업무 속도는 작업 계획을 어떻게 세우느냐에 따라 크게 달라진다. 작업 계획은 생명과 같다. 작업 계획이란 일을 어떤 순서로 처리할지 정하는 과정을 말한다." 

 

"작업 계획은 다음과 같은 여섯 단계로 만들어진다. 복잡해 보여도 핵심은 단순하다. 시간이 가장 오래 걸리는 작업을 골라내는 것이다. 그리고 그 작업을 중심으로 순서를 정하면 된다." 

1단계. 최종 목표정하기
2단계. 작업 세분화하기
3단계. 작업시간 예상하기
4단계. 가장 오래 걸리는 작업 골라내기 (업무 계획은 이 작업을 중심으로 세운다)
5단계. 작업의 의존관계 판단하기 (병행해서 어리할 수 있는 작업들을 찾는다)6단계. 작업순서 정하기 

 

 

책 "일이 빠른 사람은 보이지 않는 곳에서 무엇을 할까(비즈니스북스)" p28 

 

3. 일의 시작은 마감 기한을 정하는 것부터

"일을 빠르게 끝내기 위한 팁은 일을 받자마자 수첩에 마감 일자부터 적는 것이다. 그리고 한꺼번에 해치워야 한다. 기한은 중간에 급한 업무가 들어와 일이 밀릴 가능성을 예상해 실제 마감일보다 적어도 일주일 정도 앞으로 잡는다."

 

항상 일을 처리하다보면 예상대로 되는 법은 거의 없는것 같습니다. '아직 몇일 남아 있으니, 오늘은 이만 퇴근하고 내일하자' 하다가 나중에 마감기한에 쫓겨, 스트레스 받으며 일한 경우가 한두번이 아닙니다. 다시 한 번 이 글귀를 되뇌이며 미루는 습관을 고쳐야 겠습니다. ㅜㅜ 

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야구선수 스즈키 이치로는 슬럼프가 극복방법이 "어제 훈련을 오늘 또다시 하는것" 이라고 밝힌바 있습니다. 무언가 할 마음이 내키지 않거나 망설여 질때면 역시 "그냥 하는 것" 이 특효약인거 같습니다.